Wer in Deutschland gesetzlich krankenversichert ist, der hat es bequem. Man hat eine Chipkarte von seiner gesetzlichen Krankenkasse und die legt man einfach bei jedem Arztbesuch vor.
Eine Rechnung für die Behandlung? Fehlanzeige – von der Abrechnung zwischen Versicherung und Arzt bzw. Zahnarzt bekommt der Kassenpatient normalerweise gar nichts mit.
Bei einer privaten Zahnzusatzversicherung ist es leider nicht ganz so bequem – viele Kunden rufen uns an und fragen beim ersten Leistungsfall nach, wie Sie sich verhalten sollen. In unserem Ratgeber erklären wir genau, wie Sie im Leistungsfall vorgehen sollten und was Sie beachten sollten.
Im Prinzip ist es ganz einfach: Der Zahnarzt hat keine vertragliche Beziehung zu Ihrem privaten Versicherungsträger der Zahnzusatzversicherung. Daher kann auch keine direkte Abrechnung zwischen Ihrem Zahnarzt und der Zusatzversicherung stattfinden. Die Zahnzusatzversicherung ist lediglich eine Rückversicherung, die Sie für die Behandlungen beim Zahnarzt abschließen, um möglicherweise entstehende Eigenanteile zu decken.
Egal ob bei ERGO Zahnzusatzversicherung, Hanse Merkur oder der Bayerischen - die Einreichung von Rechnungen funktioniert überall gleich: Als Nachweis für entstandene Behandlungskosten müssen Sie Ihrer Zahnzusatzversicherung immer die Rechnungsbelege einreichen – dabei verlangen alle Versicherungsgesellschaften „Original-Belege“, d.h. Sie dürfen keine Kopie oder die Rechnungszweitschrift (das sogenannte Duplikat) einreichen – das wird der Versicherer voraussichtlich nicht erstatten.
Man möchte damit Versicherungsbetrug erschweren – ansonsten könnte jemand ja auf die Idee kommen, mehrere Zahnzusatzversicherungen abzuschließen, um dann die Rechnungen mehrfach erstatten zu lassen und sich zu bereichern.
Die Rechnungsbelege müssen Sie Ihrem Privaten Versicherer mit der Post zusenden – dazu haben die meisten Versicherungsgesellschaften eine Formular, wo Sie z.B. Versicherungsnummer, Art der Behandlung und die Höhe der Rechnungen eintragen können.
Dieses Formular finden Sie normalerweise auf der offiziellen Internetseite „Ihres“ Versicherungsunternehmens (manche senden Ihnen aber auch ein solches Formular mit der Versicherungspolice oder mit jeder Leistungsabrechnung) – allerdings können Sie natürlich auch Rechnungen ohne ein solches Formular einreichen. Am besten setzen Sie dazu selbst ein kurzes Schreiben mit Ihrer Versicherungsnummer auf und schicken dem Versicherer die Rechnungen im Original zu.
Moderne Alternative: In den letzten Jahren haben allerdings viele Versicherungen Rechnungs-Apps für Smartphones und Tablets entwickelt. Dabei lädt man sich einmalig die App der Versicherung herunter und kann dann nach einer Registrierung die Rechnungen und Belege einfach mit dem Handy abfotografieren. Das ist deutlich bequemer und geht viel schneller als der Postversand.
Je nachdem, was für Rechnungen Sie eingereicht haben, kann es unterschiedlich lang dauern, bis die Zahnzusatzversicherung reagiert. Bei kleineren Rechnungen wie z.B. professionelle Zahnreinigung (PZR) geht es normalerweise recht schnell. Viele Versicherungsgesellschaften sind mittlerweile in der Lage, einfache Kleinrechnungen „dunkel“ zu verarbeiten, d.h. ohne dass ein menschlicher Mitarbeiter kontrollieren muss (das dauert dann meist nur wenige Tage bis zur Erstattung).
Lediglich bei größeren und komplexeren Abrechnungen kann es etwas länger dauern – je nach Auslastung der Leistungsabteilung. Faustregel: nach spätestens 4 Wochen sollte allerdings eine Reaktion vom Versicherer kommen, entweder in Form der Kostenübernahme oder zumindest mit einer Eingangsbestätigung oder Rückfragen, falls noch Unterlagen oder Informationen zur Erstattung fehlen.
Wenn bei Ihnen eine größere Behandlung insbesondere mit Zahnersatz ansteht, empfiehlt es sich, vor Behandlungsbeginn einen Heil- und Kostenplan bei der Versicherung einzureichen und diesen vorab prüfen zu lassen. Der Versicherer teilt Ihnen dann schon vorher mit, in welcher Höhe der die Kosten übernimmt und ob Teile der Behandlungskosten nicht erstattet werden können.
Bei manchen (vornehmlich älteren) Verträgen ist die Einreichung eines Kostenplanes ab einer bestimmten Kostenhöhe verpflichtend, z.B. ab 1000 oder 1500 Euro.
Bevor Sie eine Behandlung beginnen, sollten Sie das unbedingt prüfen – versäumen Sie die vorherige Einreichung eines Kostenplanes, obwohl der Versicherer dies vorschreibt, riskieren Sie ansonsten Leistungskürzungen von bis zu 50%!
Und auch wenn die Einreichung nicht verpflichtend vorgeschrieben ist:
Wir würden auch dann empfehlen, vorab einen Kostenvoranschlag einzureichen, wenn es nicht vertraglich verpflichtend vorgeschrieben ist. Denn letztlich liegt ja die vorherige Prüfung im eigenen Interesse - sofern die Versicherung den vollen Behandlungsumfang zusagt, können Sie die Behandlung mit einem guten Gefühl beginnen.
Und sollte es doch so sein, dass der Versicherer die Behandlung nicht bezahlen möchte - oder nicht in vollem Umfang, hätten Sie - vor der Behandlung - noch deutlich mehr Optionen:
Mit einem vorab geprüften Heil- und Kostenplan sind Sie immer auf der sicheren Seite! Wir empfehlen die Einreichung auf jeden Fall ab einem zu erwartenden Kostenrahmen von etwa 500 bis 1.000 Euro.
Gerade beim ersten größeren Leistungsfall kann die Abrechnung verzögert sein, weil der Versicherer dann unter Umständen prüft, ob die Gesundheitsfragen bei der Antragstellung korrekt beantwortet waren und ob die eingereichte Behandlung wirklich erstmalig nach Abschluss der Versicherung angeraten oder geplant worden ist.
Das nennt man auch VVA Prüfung bzw. Prüfung der vorvertraglichen Anzeigepflicht. Im Antrag für den Versicherungsabschluss hat der Versicherungsnehmer die Möglichkeit, zu entscheiden, ob er Ärzte und Zahnärzte von der Schweigepflicht entbindet. Entscheidet sich der Versicherungsnehmer dafür, seinen Zahnarzt von der Schweigepflicht zu entbinden, schreibt die Versicherung den Arzt direkt an und bittet um Auskunft-
Entscheidet sich der Versicherungsnehmer gegen die Variante, alle Zahnärzte von der Schweigepflicht zu entbinden, muss er diese Erklärung entweder später im Leistungsfall nachholen oder der Versicherungsnehmer erhält dann den Fragebogen für den Arzt und lässt diesen vom Zahnarzt ausfüllen bzw. holt die benötigten Unterlagen selbst ein.
In den meisten Fällen muss der Zahnarzt nur einen Fragebogen ausfüllen. Ab und an fordert die Versicherung allerdings auch eine Kopie der Patientenkartei an. Der Zahnarzt ist verpflichtet, die Patientenakte in Kopie an seinen Patienten auszuhändigen, der sie wiederum seiner Zahnzusatzversicherung zur Verfügung stellen muss, wenn der Versicherer den Sachverhalt genau prüfen möchte.
Gerade in den letzten ein bis zwei Jahren zeigt sich ein Trend im Zuge der Digitalisierung: viele Versicherungen bieten mittlerweile Apps für das Smartphone oder Tablet an. Damit können Sie dann nach Anmeldung ihre Rechnungen bequem abfotografieren und hochladen – Sie sparen sich damit den aufwändigen Postversand und der gesamte Vorgang wird dadurch etwas beschleunigt.
Fragen Sie am besten bei Ihrer Zahnzusatzversicherung nach, ob so eine App angeboten wird oder schauen Sie direkt auf der offiziellen Internetseite des Anbieters.
